5 tâches comptables ennuyeuses que QuickBooks vous fera aimer
Par Heidi Unrau | Publié le 06 mars 2024
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En collaboration avec QuickBooks
La comptabilité d’entreprise est une véritable plaie. Et ne me parlez même pas des impôts. Si vous êtes comme moi, engagez un robot! QuickBooks est une solution complète conçue pour vous aider à gérer les finances de votre entreprise sans effort. Le logiciel QuickBooks comptable consolide vos données financières sur une plateforme facile à utiliser, se met à jour en temps réel et s’accompagne d’une application mobile pour un accès en déplacement. Il existe une multitude d’outils permettant de gérer vos flux de trésorerie, d’automatiser votre comptabilité, de simplifier votre déclaration d’impôts et bien d’autres choses. Voici comment QuickBooks peut éliminer les 5 choses à faire les plus détestées de la comptabilité d’entreprise.
1. La gestion des flux de trésorerie, sans les inconvénients
La gestion des flux de trésorerie au jour le jour est l’une des compétences les plus importantes que vous devez posséder, mais c’est aussi l’une des plus difficiles à maîtriser. Et les enjeux sont importants. Une mauvaise gestion de la trésorerie peut avoir des conséquences catastrophiques. QuickBooks dispose de quatre outils particulièrement puissants qui automatisent l’ensemble du processus: l’intégration des comptes bancaires, deux outils de gestion des factures et les projections de trésorerie.
Avec le suivi des revenus et des dépenses, QuickBooks se connecte directement à votre compte bancaire, puis importe et classe automatiquement vos transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent. Ces informations sont mises à jour en temps réel et le tableau de bord vous donne un aperçu visuel rapide de votre situation actuelle.
L’outil d’envoi de factures vous permet de créer, d’envoyer et de suivre les factures directement dans le système. Il vous indique les factures payées et celles qui sont en suspens.
La fonction de gestion des factures permet de suivre et d’organiser les factures, les dates d’échéance, les montants dus et d’envoyer des notifications de paiement à venir pour que vous ne manquiez jamais une date d’échéance. Vous pouvez même trier ces factures encombrantes par fournisseur, par date d’échéance ou par tout autre critère.
La projection des flux de trésorerie fournit une prévision personnalisable sur la base de vos dépenses et de vos revenus passés. Vous pouvez faire des projections à court terme, par exemple pour le mois suivant, ou des projections à plus long terme, jusqu’à un an ou plus. Cela vous permet de prendre des décisions commerciales plus éclairées en tout temps et de planifier efficacement vos objectifs à long terme.
2. C’est fini, le classement manuel de vos reçus!
Avez-vous l’habitude d’utiliser une vieille boîte à chaussures pour conserver vos reçus? Elle pourrait tout aussi bien servir de combustible pour un feu de joie, car elle est désormais obsolète. QuickBooks transforme ce chaos en fichiers numériques organisés grâce à la saisie des reçus et à un journal d’audit.
Avec la capture des reçus, il suffit de les prendre en photo à l’aide de l’application mobile. QuickBooks extrait ensuite les détails clés tels que le fournisseur, la date et le montant, et les associe automatiquement aux transactions correctes. Vous pouvez également stocker des documents tels que des factures et des reçus sous forme numérique, ce qui vous permet de les organiser et de les retrouver facilement au moment de la déclaration d’impôts.
3. Produire des rapports financiers, sans MBA
Il s’agit là d’une autre compétence délicate à affiner en tant que chef d’entreprise. Heureusement, QuickBooks transforme des données financières complexes en rapports clairs et compréhensibles et en représentations visuelles. Il est ainsi beaucoup plus facile d’interpréter la situation financière de votre entreprise sans avoir besoin de connaissances comptables approfondies.
Le tableau de bord vous permet de visualiser rapidement des indicateurs clés tels que les revenus, les dépenses, les ventes et les factures à venir. Ces informations sont présentées à l’aide de supports visuels faciles à comprendre, tels que des graphiques et des tableaux. Il affiche également les comptes bancaires et les cartes de crédit connectés afin que vous sachiez toujours exactement d’où proviennent les données.
QuickBooks facilite la création de rapports financiers, notamment l’État des résultats et le Bilan, tout comme l’État des flux de trésorerie. Ces rapports sont personnalisables afin d’afficher les informations les plus pertinentes pour votre entreprise. Comme QuickBooks met à jour vos données en temps réel, les rapports que vous générez sont toujours basés sur les informations les plus récentes.
4. La conformité fiscale sans péridurale
Ouf, les impôts, ça fait toujours mal! Si vous vous trompez, vous risquez de souffrir. Ou du moins de passer à côté d’un monde de déductions et de crédits. QuickBooks vous aide à planifier efficacement vos obligations fiscales et vous évite d’être confronté aux changements de réglementation.
Vous pouvez facilement faire le suivi de la taxe de vente, car le taux de chaque province est déjà dans QuickBooks. Il est ainsi beaucoup plus facile de se conformer à la réglementation fiscale canadienne. Le logiciel réduit également le risque d’un audit redouté. Si l’on ajoute à cela les fonctions d’archivage, vous êtes couvert si l’ARC décide de s’en prendre à vous.
L’une de mes fonctions préférées est la recherche de déductions. Cet outil pratique identifie les déductions fiscales potentielles qui vous permettent de conserver une plus grande partie des bénéfices durement gagnés. J’apprécie particulièrement cette fonction pour les propriétaires de petites entreprises et les nouveaux entrepreneurs qui ne connaissent probablement pas encore toutes les déductions auxquelles ils ont droit.
5. Des budgets réellement utiles
Un bon budget, c’est l’art de relier tous les points de vos données financières et d’utiliser ces informations pour orienter le navire dans la bonne direction. QuickBooks vous aide à planifier la croissance et à vous préparer aux imprévus grâce à des outils de budgétisation et à des scénarios de simulation.
La budgétisation et la gestion des flux de trésorerie vont de pair, mais ne sont pas tout à fait identiques. La gestion des flux de trésorerie consiste à suivre les entrées et les sorties d’argent afin de s’assurer que l’on dispose de suffisamment de liquidités pour faire face à ses obligations. L’efficacité de cette démarche repose sur une budgétisation précise – le cadre qui dicte la manière dont les flux de trésorerie sont gérés.
QuickBooks vous permet de créer des budgets détaillés sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, en utilisant les données de l’année en cours ou de l’année précédente. Il permet de segmenter le budget par classe, par client ou par lieu.
Vous pouvez également générer des rapports critiques pour obtenir une vue d’ensemble de votre budget ou comparer votre budget aux chiffres réels, y compris les écarts. Non seulement cela vous aide à remplir vos obligations à court terme, mais c’est également essentiel pour la réussite à long terme et la création d’une feuille de route pour atteindre vos objectifs.
Enfin, l’une des compétences les plus sous-estimées dont tout chef d’entreprise prospère a besoin est l’agilité. Et QuickBooks peut l’intégrer dans votre processus comptable grâce aux scénarios hypothétiques. Le logiciel QuickBooks comptable vous permet de tester différentes situations financières et leur impact sur votre budget et vos prévisions. En ajustant des variables telles que les prévisions de ventes ou les budgets de dépenses, vous pouvez mieux vous préparer à l’inattendu en mettant en place des plans d’urgence appropriés.
Mon avis sur QuickBooks pour la comptabilité d’entreprise
Mon plus grand reproche à propos de QuickBooks est qu’il est tellement riche en fonctionnalités qu’il est presque impossible de lui rendre justice. Personne n’a le temps de lire un article d’un milliard de mots sur chaque outil qu’il propose. Je vais donc essayer de le résumer du mieux que je peux. Les autres caractéristiques que vous apprécierez sont, entre autres, les suivantes:
- Les clients peuvent payer directement par l’intermédiaire de la facture
- Intégration avec des plateformes populaires telles que Shopify, Amazon, PayPal, Square, etc.
- Solutions automatisées de gestion de la paie (disponibles sur abonnement)
- Suivi des heures de travail des employés
- Suivi de l’inventaire et du coût des marchandises
- Suivi du kilométrage pour les déplacements professionnels
La seule chose que ce logiciel ne peut pas faire, c’est me préparer un sandwich, ce qui est accablant, surtout si vous êtes nouveau dans le monde de la comptabilité. Je vous suggère de réserver une démonstration en direct plutôt que d’essayer de comprendre par vous-même. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps, d’argent et de bon sens.
L’équipe de QuickBooks vous initiera en un rien de temps et vous montrera personnellement comment tirer le meilleur parti de votre abonnement. Ce qui m’amène à mon prochain point…
Combien cela coûte-t-il? C’est compliqué
Mon deuxième reproche est le coût. Quickbooks est l’un des programmes de comptabilité les plus chers du marché. Mais cela n’a rien d’étonnant, compte tenu de tout ce qu’il peut faire.
Heureusement, il existe quatre forfaits différents à choisir selon les fonctionnalités dont vous avez besoin et la taille de votre entreprise. Le prix peut varier de 6$/mois pour les six premiers mois à 140$/mois pour l’année entière.
Mon troisième reproche est que le modèle de tarification est compliqué, selon qu’on souhaite ou non profiter de la période d’essai gratuite de 30 jours. Cependant, ils proposent également des promotions spéciales et des réductions qui font qu’il est moins cher de s’abonner sans la période d’essai gratuite, car vous pouvez bénéficier d’une réduction allant jusqu’à 75% pour les six premiers mois.
Vous courez simplement le risque de payer un mois pour un outil de comptabilité qui ne répondra peut-être pas à vos besoins – mais au moins, ce n’est pas le prix fort.
Heureusement, vous n’êtes pas lié par un contrat. Vous pouvez résilier à tout moment, quel que soit le modèle de tarification choisi.
QuickBooks en vaut-il la peine?
À mon avis, oui. QuickBooks offre une solution comptable complète adaptée à de nombreuses personnes, qu’il s’agisse de travailleurs indépendants ou d’entreprises plus établies. Il élimine la plupart, voire la totalité, des aspects que vous détestez dans la comptabilité d’entreprise. Toutefois, sa complexité et son coût peuvent constituer un défi. Malgré cela, QuickBooks s’impose si vous souhaitez obtenir une clarté et une croissance financières sans avoir de diplôme en finance.
