Comment inscrire une entreprise au REQ

Si vous possédez et exploitez seul une entreprise au Québec, votre entreprise est reconnue comme une entreprise individuelle. Dans certaines circonstances, vous devrez peut-être inscrire votre entreprise individuelle auprès du gouvernement du Québec par l’intermédiaire du Registraire des Entreprises Québec (REQ). De même, pour créer une entreprise qui n’est pas une entreprise individuelle au Québec, vous devez l’enregistrer auprès du REQ et déposer une déclaration d’immatriculation.

Pourquoi devez-vous faire cela? Le gouvernement du Québec exige que vous enregistriez les renseignements relatifs à votre entreprise, car ils sont importants pour les autres entreprises, les particuliers et les organismes gouvernementaux qui effectuent des transactions commerciales avec votre entreprise. Si vous devez immatriculer une entreprise au Québec, ce guide vous fournit tout ce que vous devez savoir, ainsi que des cartes de crédit d’entreprise qui vous aideront à exploiter efficacement votre entreprise.

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Quelles sont les entreprises qui doivent s’inscrire au REQ?

Les différentes formes juridiques d’entreprises que vous pouvez immatriculer au Québec. Il peut s’agir d’une entreprise individuelle, d’une société de personnes, d’une société, d’un organisme sans but lucratif, d’une co-entreprise, d’une fiducie, d’un syndicat ou d’une coopérative. Chaque type d’entreprise a des structures et des responsabilités différentes.

L’entreprise individuelle et le nom du propriétaire

Si vous possédez et exploitez votre entreprise en tant que propriétaire unique, le gouvernement du Québec vous considère généralement comme une personne physique qui n’est pas juridiquement distincte des activités de votre entreprise. Il n’est pas obligatoire d’immatriculer votre entreprise individuelle si vous l’exploitez sous vos nom et prénom.

Toutefois, si vous exploitez un point de vente de tabac ou un salon de bronzage, la situation est différente. Dans ce cas, vous devez inscrire votre entreprise au Québec, que vous l’exploitiez sous un nom comprenant vos prénom et nom de famille ou non. Si votre entreprise individuelle est exploitée sous un nom différent du vôtre, vous devrez l’enregistrer auprès du REQ.

Mis à part les entreprises individuelles, en général, les entreprises ayant des entités juridiques distinctes qui n’ont pas été constituées au Québec ou en vertu de la loi québécoise mais qui sont domiciliées et exercent une activité dans la province doivent s’inscrire. Cela comprend habituellement les sociétés commerciales, les sociétés de personnes, les syndicats de copropriété et les fiducies d’entreprise commerciale. Notez que votre entreprise exerce une activité au Québec si l’entreprise ou son représentant a une adresse, un casier postal ou une ligne téléphonique dans la province ou exerce des activités à but lucratif.

Quelles sont les exceptions?

Certaines entreprises ne sont pas tenues de s’inscrire. Pourtant, cela peut être une bonne idée. Cela dit, l’inscription au REQ est volontaire pour les entreprises telles que les organismes publics et les municipalités, les co-entreprises ou les sociétés de personnes non déclarées, les associations et autres groupes de personnes.

Inscrire une entreprise au Québec

Lorsque vous immatriculez une entreprise au Québec, le REQ attribue à votre entreprise un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Le NEQ est un identifiant unique pour votre entreprise. Le gouvernement du Québec vous permet de vous enregistrer sur une plateforme en ligne qui est en français. Cependant, vous pouvez utiliser Google Translate pour traduire toute la page en anglais. Le processus d’inscription de votre entreprise peut différer selon la structure juridique de votre entreprise. Vous pouvez soumettre une déclaration d’immatriculation d’une personne morale, d’une personne physique, d’une société ou d’un groupe de personnes.

Pour vous aider dans le processus d’inscription et de lancement de votre entreprise, vous pouvez faire appel à un service comme Ownr. Cette plateforme aide les entrepreneurs dans le lancement et la gestion d’entreprise avec du soutien entre autres pour l’enregistrement et le maintien de la conformité juridique.

Voici comment inscrire votre entreprise au REQ en tant que propriétaire unique ou personne physique

Tout d’abord, vous devez choisir si vous effectuez une immatriculation ou une réimmatriculation. Si vous avez déjà immatriculé votre entreprise, vous devrez choisir une réimmatriculation et fournir votre NEQ. Le NEQ est lié à vous et à votre entreprise à vie, même si vos activités commerciales changent.

Ensuite, vous devrez fournir des détails sur la personne ou la société qui inscrit l’entreprise, tels que votre nom et votre adresse ou le nom et l’adresse de votre représentant. 

Après avoir validé votre nom et votre adresse ou ceux de votre représentant, vous devrez fournir le nom enregistré de votre entreprise si vous utilisez un nom qui n’est pas votre prénom et votre nom de famille.

​​Le site vous demandera de fournir une adresse personnelle. Cette adresse sera la même que celle fournie plus tôt dans le processus de demande si vous effectuez l’inscription vous-même. Si un représentant enregistre l’entreprise pour vous, cette adresse sera votre adresse. La procédure d’inscription vous oblige à fournir les coordonnées des personnes qui recevront les documents de votre entreprise et l’adresse à laquelle envoyer ces documents. Il peut s’agir de votre adresse ou de l’adresse d’une société que vous avez choisie pour recevoir les documents.

Préciser vos activités professionnelles

Après avoir choisi une adresse, que l’on peut appeler un domicile, il vous sera demandé de préciser vos activités professionnelles et le nombre de salariés employés. Pour ajouter des activités commerciales à votre inscription, vous devrez fournir des codes d’activité économique (CAE) qui décrivent les principaux secteurs d’activité de votre entreprise.  Le gouvernement du Québec fournit une liste d’activités commerciales et de codes de secteur connexes parmi lesquels vous pouvez choisir. Après avoir fourni les codes, vous avez la possibilité de donner plus de détails sur la nature de votre entreprise.

Lorsque vous aurez précisé les codes de vos activités commerciales, il vous sera demandé de fournir des détails sur vos établissements et d’indiquer si votre entreprise est un point de vente de tabac ou si elle offre des services de bronzage artificiel. Si votre entreprise a un administrateur de biens ou un mandataire, vous devrez également fournir les détails dans une section séparée.

Fournir des coordonnées au REQ

Ensuite, vous devrez fournir des coordonnées pour que le REQ puisse communiquer avec vous au sujet du processus de demande d’immatriculation. Vous pouvez choisir de bénéficier d’un traitement prioritaire moyennant des frais supplémentaires si vous avez besoin que votre demande soit traitée plus rapidement. À partir de 2022, les frais de demande de traitement prioritaire sont de 18,50 $ CAN.

La dernière étape consiste à vérifier les détails que vous avez fournis dans les formulaires de demande d’immatriculation. Dans cette section, vous confirmez le nom de votre entreprise, son adresse, les codes d’activité économique et le montant de la facture.

Après avoir vérifié vos informations, vous attesterez de votre déclaration d’inscription, vous soumettrez l’inscription et vous paierez les frais applicables.

En résumé, les informations que vous devez fournir lors de l’enregistrement de votre entreprise individuelle au Québec comprennent:

• Le nom et l’adresse de la personne qui immatricule l’entreprise. Il s’agit de vous ou d’un représentant
• Votre prénom et votre nom de famille
• Tout autre nom que vous utilisez et sous lequel vous vous identifiez lorsque vous exercez vos activités commerciales au Québec, le cas échéant
• L’adresse de votre domicile
• L’adresse du domicile élu et le nom de la personne que vous autorisez à recevoir vos documents d’immatriculation d’entreprise
• Les deux principales activités exercées par votre entreprise
• Le nombre de vos employés qui travaillent au Québec
• Le nom et l’adresse des établissements de votre entreprise situés au Québec, ainsi que les activités qui y sont exercées
• Les coordonnées d’un administrateur, le cas échéant, dont le nom et l’adresse de l’administrateur, la fonction de l’administrateur et la durée du mandat
• Le nom et l’adresse de votre mandataire, le cas échéant
• Les coordonnées d’une personne de contact à laquelle le Registraire des Entreprises peut s’adresser s’il a besoin de renseignements supplémentaires pour traiter votre demande d’immatriculation d’entreprise.

Combien coûte l’inscription d’une entreprise au Québec au REQ?

Pour les propriétaires uniques, les frais d’immatriculation d’une entreprise sont de 37 $ pour une demande standard et de 55 $ pour une demande prioritaire. Les frais pour les autres types d’entreprises sont indiqués ci-dessous:

• Association et autres groupes de personnes :
  • Frais standard: 37 $
  • Frais de priorité: 55 $
• Société de personnes :
  • Frais standard : 56 $
  • Frais de priorité : 84 $
• Société ou personne morale étrangère et fiducie commerciale :
  • Frais standard : 356 $
  • Frais de priorité: 534 $
• Personne morale étrangère à but non lucratif et syndicat de copropriété :
  • Frais standard : 37 $
  • Frais de priorité: 55 $
• Coopérative:
  • Frais standard: 37 $
  • Frais de priorité: 55 $
• Personne morale à but non lucratif:
  • Frais de constitution en société standard : 179 $
  • Frais de priorité: 268,50 $

Le REQ fournit une liste complète des frais d’enregistrement des entreprises et autres frais connexes sur son site Web. Les frais dépendent du type d’entreprise. Les frais sont mis à jour annuellement, et vous devez confirmer les frais qui s’appliquent à votre entreprise avant d’effectuer des paiements.

Entreprise individuelle et impôts sur le revenu

En tant qu’entreprise individuelle, si votre déclaration d’impôt sur le revenu et la déclaration de mise à jour annuelle sont combinées, vous devez payer vos frais d’immatriculation annuels lorsque vous remplissez votre déclaration d’impôt sur le revenu. Pour compléter votre déclaration d’immatriculation, vous devez payer les droits requis dans les dix jours suivant la soumission de votre demande d’immatriculation d’entreprise. Si vous n’effectuez pas les paiements d’immatriculation dans ce délai, votre immatriculation peut être annulée.

Payer pour enregistrer une entreprise au Québec

Après avoir soumis votre demande d’enregistrement d’entreprise par le biais du service en ligne, vous pouvez payer les frais requis par carte de crédit sur la page d’accusé de réception. Vous pouvez également utiliser le service « Effectuer un paiement » en fournissant le numéro de référence de votre demande de déclaration d’immatriculation. Vous pouvez également payer votre immatriculation d’entreprise en envoyant un bordereau de paiement et un chèque ou un mandat par la poste ou en vous présentant en personne aux bureaux de Services Québec à Québec ou à Montréal.

Que se passe-t-il après la demande d’immatriculation d’une entreprise?

Lorsque vous soumettez votre demande d’immatriculation d’entreprise au Québec, le REQ enregistre la date de votre demande et l’examine. Si vous utilisez un autre nom qui n’est pas votre prénom et votre nom de famille pour enregistrer l’entreprise, le REQ l’examine pour s’assurer que votre nom d’entreprise répond aux exigences en matière de nom d’entreprise au Québec. Si votre demande est complète et répond à toutes les exigences, et que vous avez payé les droits exigés, votre entreprise sera enregistrée en conséquence. Le REQ vous attribuera un NEQ, et votre déclaration d’immatriculation sera déposée au registre en utilisant ce NEQ.

Gérer la durée de vie de votre entreprise

Après avoir inscrit votre entreprise, vous devez remplir les obligations légales requises tout au long de la durée de vie de votre entreprise. L’une des exigences de l’enregistrement d’une entreprise au Québec est de mettre à jour les renseignements de votre entreprise au moyen d’une déclaration de mise à jour courante et d’une déclaration de mise à jour annuelle. Le fait de ne pas mettre à jour le REQ sur tout changement d’entreprise peut entraîner des pénalités. De plus, l’enregistrement de votre entreprise risque d’être annulé.

Si vous indiquez dans votre déclaration de revenus que les informations relatives à votre entreprise figurant dans le registre sont à jour et correctes, la déclaration de mise à jour annuelle est déposée automatiquement. En revanche, vous devrez déposer une déclaration de mise à jour annuelle distincte si des modifications sont apportées aux informations relatives à l’immatriculation de votre entreprise. La période pour déposer votre déclaration de mise à jour annuelle commence le 1er janvier et se termine le 15 juin. Vous n’avez pas besoin de soumettre une déclaration de mise à jour annuelle l’année où vous enregistrez votre entreprise.

Si vous décidez de cesser d’exploiter votre entreprise au Québec, vous devez annuler votre enregistrement d’entreprise en déposant une déclaration d’annulation en ligne. Il n’y a aucuns frais pour soumettre une déclaration d’annulation; c’est gratuit. Toutefois, si votre demande doit être traitée en priorité, vous devrez payer des frais de priorité.

Quand soumettre une déclaration d’immatriculation d’entreprise au REQ

Vous devez soumettre une déclaration d’immatriculation au REQ au plus tard 60 jours après la date à laquelle vous êtes tenu de vous immatriculer. Comme indiqué précédemment, vous n’êtes pas tenu d’inscrire une entreprise individuelle si vous exercez vos activités commerciales en utilisant votre prénom et votre nom. La déclaration d’immatriculation sera volontaire. Si vous exploitez un bureau de tabac au détail ou un salon de bronzage artificiel, vous devez déposer la déclaration dans les 30 jours suivant le début de vos activités commerciales.

L’inscription d’une entreprise individuelle au REQ peut-elle être refusée?

Le REQ peut refuser l’immatriculation de votre entreprise si une ou plusieurs des situations suivantes se produisent :

• Le nom de votre entreprise est différent de votre nom ou n’est pas conforme aux exigences relatives aux « autres noms » d’entreprise au Québec.
• Votre déclaration d’immatriculation est incomplète ou inexacte
• Signer votre demande de façon inappropriée
• Vous n’avez pas payé les droits et les frais applicables à votre inscription
• Vous ne vous êtes pas conformé aux conditions requises pour la déclaration d’immatriculation.

Devez-vous enregistrer votre entreprise pour ouvrir un compte bancaire professionnel?

Si vous exploitez votre entreprise en tant que propriétaire unique au Québec sous vos nom et prénom, et que vous n’exercez pas les activités d’un bureau de tabac au détail ou d’un salon de bronzage artificiel, vous n’avez pas besoin d’enregistrer votre entreprise pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise. Toutefois, il peut être avantageux d’avoir un compte bancaire d’entreprise, que vous enregistriez ou non une société au Québec. Un compte bancaire d’entreprise vous permet de séparer vos dépenses personnelles de vos dépenses professionnelles et d’avoir accès à des prêts et à des cartes de crédit d’entreprise. 

Comment obtenir une carte de crédit d’entreprise pour votre nouvelle entreprise?

Vous pouvez ouvrir un compte d’entreprise auprès d’une institution financière après avoir fourni les documents requis prouvant votre identité, votre déclaration d’immatriculation d’entreprise, le cas échéant, et vos activités commerciales. L’enregistrement de votre entreprise peut vous aider à obtenir une carte de crédit commerciale, car vous pouvez valider vos activités commerciales à l’aide de votre NEQ, d’un CAE et d’un certificat d’enregistrement commercial.

Plusieurs institutions financières offrent des cartes de crédit commerciales qui vous permettent d’accéder à des fonds pour vos activités commerciales. 

Voici les meilleures cartes de crédit d’entreprise au Canada

Selon la taille et les activités de votre entreprise, l’une de ces cartes de crédit d’entreprise est un bon outil à avoir sous la main. Une seule carte d’entreprise peut suffire, mais ne soyez pas surpris si vous avez besoin de différentes cartes de crédit pour différentes raisons professionnelles. C’est toujours à vous de faire le meilleur choix.

Carte de Platine entreprise d’American Express

La carte de Platine entreprise d’American Express n’a pas de limite de dépenses préétablie. C’est une excellente chose compte tenu du nombre de transactions qu’une entreprise effectue chaque mois.

De plus, vous pouvez adhérer gratuitement au programme de récompenses d’American Express et obtenir 1,25 point de récompense pour chaque dollar dépensé avec la carte. Vous pouvez échanger vos points contre des voyages ou des crédits de relevé.

Vous bénéficiez d’un maximum de 55 jours sans intérêt pour régler votre solde. De plus, les services de voyage et les avantages que vous obtenez lorsque vous utilisez la Carte de Platine entreprise d’American Express sont étonnants.

Vous êtes automatiquement inscrit au niveau 1 du programme Marriott Bonvoy. Un autre avantage en matière de voyage est un laissez-passer prioritaire à l’aéroport Pearson de Toronto ainsi qu’un accès aux salons dans différents aéroports.

Carte en Or pour PME avec primes American Express

La carte en Or pour PME avec primes American Express a une cotisation annuelle inférieure à celle de la carte Platine. Il n’y a toujours pas de limite de dépenses, ce qui reste un avantage précieux.

Cependant, il y a des frais de 199 $, plus taxes, pour adhérer au programme de récompenses. Vous pouvez échanger vos points contre des voyages ou des crédits sur votre relevé.

Le taux d’accumulation de vos points de récompense est de un point pour 1 $ dépensé sur la carte. Ne négligez pas ce programme de récompenses; il est formidable! Vous obtenez jusqu’à 55 jours sans intérêt pour payer votre solde.

Carte entreprise Edge American Express

La carte entreprise Edge American Express est une excellente carte de crédit pour entreprise. Vous obtenez toujours des points Membership Rewards, mais le taux d’accumulation est différent. En utilisant votre carte, vous gagnez trois fois les points lorsque vous achetez des produits essentiels pour votre entreprise, comme des fournitures de bureau, des appareils électroniques, des transports, de l’essence, des repas, et une fois les points sur tout le reste. Vous pouvez également échanger les points contre des voyages ou des achats sur Amazon.

Carte Visa Affaires de Desjardins

La carte Visa Affaires de Desjardins est idéale pour les travailleurs autonomes ou les très petites entreprises. Elle comporte des frais annuels moins élevés et, avec un taux préférentiel de 3,20 %, son taux annuel en pourcentage est de 11,7 %. La limite de crédit est adaptée à vos besoins. La carte offre une remise en argent de 1 % avec un maximum de 4 880 $ qui sont déposés sur votre compte d’entreprise chaque année. Vous bénéficiez d’un délai de grâce de 21 jours pour régler votre solde.

Ce ne sont pas les seules cartes de crédit pour entreprises sur le marché. Un outil de comparaison des cartes de crédit en ligne peut vous aider à trouver la meilleure pour votre entreprise. C’est très rapide et facile.

Questions fréquemment posées sur l’inscription d’une entreprise au REQ